In deze reeks wil Circusmagazine met enkele spelers in de circuswereld écht over geld praten. Met de cijfers op tafel kom je tot boeiende gesprekken en leerzame inzichten. Deze keer vroegen we de circusfestivals om met de billen bloot te gaan. Dré Demet van MAD festival in Antwerpen, Tim Billiet, Peter Grymonprez en Els Degryse van Cirque Plus uit Brugge vertelden ons over hun festivalbudget voor de editie van 2024.

Voor wie jullie niet kent, kunnen jullie kort jullie festival voorstellen?

Dré Demet: “We willen een groot en toegankelijk stadsfestival zijn, een breed publiek aanspreken met het beste circus van vandaag en dat van morgen: van een open podium met werk uit de jeugdcircussen, over pril werk van bijvoorbeeld hogeschoolstudenten in de MAD Generation, tot jong Vlaams werk of grotere Vlaamse en internationale namen. In de paasvakantie strijken we met een klein circustentendorp neer aan het Asiadok-Westkaai in Antwerpen. Zo’n 5.500 mensen betalen een ticket voor de tentvoorstellingen. Door daarnaast te spelen op 11 verschillende locaties in de wijk en in het park, is het festival een sterk locatie- en buurtfestival. Op die manier bereiken we nog eens 7.000 mensen, alles samen dus een 12.500 bezoekers. In samenwerking met het Antwerpse circusatelier Ell Circo d’Ell Fuego brengen we de MAD Conventie: 350 jongeren uit acht verschillende landen komen op het festival samen om acrobatieworkshops te volgen, te trainen, te leren, te spelen, te zweten. Tijdens het jaar hebben we zo’n viertal residenties. Daarnaast zetten we elk jaar een aantal creaties en co-creaties op voor het festival.”

Peter Grymonprez: “Cirque Plus is een jaarlijks festival in de tuin van het Grootseminarie in Brugge waar zo’n 11.000 mensen op afkomen. We brengen vooral gratis openluchtvoorstellingen. Ook in de week vooraf, als een soort opwarmer, trekt Uitwijken met hun circustour naar vijf wijken rond Brugge. Aandacht voor inclusie vind je in alles wat we doen: fysieke toegankelijkheid, communicatie, vrijwilligerswerking, de eetstandjes, het programma, … Ook hebben we in samenwerking met Woesh en Scheldeoffensief een traject rond opleiding tot circusartiest opgezet voor mensen met een beperking. Met onze formule van Cirque Numerique krijgen zes startende circusartiesten de kans om tijdens het festival een kort nummer te brengen, dat een jury zal beoordelen. De winnaar mag het daaropvolgende jaar mee op toer met Uitwijken. We proberen vooral een mooi en evenwichtig programma te brengen.”

Wat is jullie rol precies in het festival?

Dré: “Ik ben de artistiek coördinator van MAD festival. Ik stel het programma samen, wat eigenlijk maar een klein deel van mijn werk is. Het is vooral uitwerken van concepten, nadenken over programmalijnen, samenwerkingen opzetten, partnerships uitdenken, een langetermijnvisie ontwikkelen, dossiers schrijven, de financiering uitbouwen, de begroting opmaken. Daarnaast zie ik mezelf ook een beetje als een soort ambassadeur van het festival: netwerken, het contact met de overheden verzorgen. Samen met onze chef productie teken ik het organigram uit van het hele team. Een duidelijke taakomschrijving ‘wie doet wat?’ binnen het festival is belangrijk voor een goede organisatie. Ik doe ook nog andere projecten voor Kunstenlab, een autonoom gemeentebedrijf (AG) van de stad. Voor MAD werk ik heel nauw samen met Ell Circo d’Ell Fuego. We pingpongen veel, denken samen na, stimuleren elkaar. Ell Circo zorgt voornamelijk voor het jonge talent in de programmatie en organiseert de conventie.”

Peter: “Bij Cirque Plus verdelen we de taken onder het kernteam: Tim, Els, Geertrui en mezelf. Ik coördineer het team en maak de afspraken met Geertrui, onze pers- en communicatiemedewerker. Ik ben verantwoordelijk voor CIRC’UIT, een netwerk dat de creatie en verspreiding van outdoor circus mogelijk maakt, en voor Cirque Numerique. Ik schrijf ook de dossiers. Tijdens het festival maak ik de planning van de medewerkers en de vrijwilligers. Net als iedereen in ons team doe ik ook nog andere taken voor Brugge Plus, de organisatie achter Cirque Plus.”

Tim Billiet: “Ik ben verantwoordelijk voor de programmatie, de productie en het budget. Ik prospecteer en vraag ook feedback en input van Peter en Els. In onderling overleg komen we tot een shortlist rekening houdende met onze doelstellingen en ons budget. Als het programma rond maart-april klaar is, kan ik volop beginnen met de productie: het voorbereiden en organiseren van de op- en afbouw, materiaal inhuren, freelancers aansturen, …”

Els Degryse: “Ik ben bezig met de publiekswerking. Bij ons gaat dat in eerste instantie over inclusie. Hoe maken we ons festival voor iedereen toegankelijk? Hoe betrekken we mensen met een beperking bij het festival, hoe krijgen we ze op het podium? Eerst maakten ze zelf acts, nu nemen ze deel aan een opleiding tot professioneel circusartiest. Daarnaast vul ik de randanimatie in door na te denken over ‘wie bereiken we niet, hoe kunnen we die wel bereiken, wat kunnen we daarvoor ontwikkelen?’ Tijdens het festival zorg ik voor het onthaal van de artiesten.”

Wie werkt er nog allemaal mee voor en achter de schermen? Hoeveel mensen maken het festival mogelijk?

Dré: “Dat gaat om veel volk. We zijn een kernteam van vier mensen die zo goed als het jaar rond minstens halftijds aan het festival werken. Vanuit onze koepelorganisatie Kunstenlab komen daar nog dertien mensen bij, van een aantal dagen tot een aantal maanden. Specifiek voor het festival nemen we zeven tijdelijke contracten aan, van twee weken tot vier maanden. Daarnaast hebben we negen stagiaires en jobstudenten. We vergeten natuurlijk de collega’s van Ell Circo d’Ell Fuego niet: nog eens vijftien medewerkers en vijftig workshopgevers. De twee organisaties samen hebben een zeventigtal vrijwilligers. Dan zijn er nog de vijfenveertig toeleveranciers: cateraars, mensen van licht en geluid, fotografen, videasten, … Ze zijn niet bij ons in dienst, we betalen ze op factuur, maar ze werken wel mee aan het festival. Dus we komen aan 200 medewerkers achter de schermen. Tel daar nog eens de gezelschappen, zo’n 125 mensen bij, dan komen we aan 325 mensen.”

Peter: “Zoals ik al vertelde is ons kernteam van vier mensen het hele jaar door bezig met Cirque Plus, naast nog een aantal andere taken voor Brugge Plus. Eenmaal het festival nadert, komen er nog eens vier collega’s van Brugge Plus bij. Tijdens het festival helpen vier extra freelancers mee met de productie, nog eens acht extra collega’s van Brugge Plus en natuurlijk onze vrijwilligers. Een vijftiental helpen mee met de op- en afbouw. Elke festivaldag kunnen we op een negentigtal vrijwilligers rekenen voor onder andere de catering, de bar, jetonverkoop, afvalbeheer, als stewards, om de kostuums van de artiesten te wassen, …”

Over welk festivalbudget spreken we in totaal? Vanwaar komt het geld?

Dré: “Voor de editie van 2024 hadden we een budget van om en bij de 450.000 euro. De grote meerderheid komt vanuit de AG of het Autonoom Gemeentebedrijf, Kunstenlab, dat is bijna 250.000 euro. Dit bedrag krijgen we van de stad voor het festival. We krijgen een subsidie van 100.000 euro via het Circusdecreet. Daarnaast hebben we 100.000 euro eigen inkomsten: ticketverkoop van de voorstellingen en het inschrijvingsgeld van de conventie.”

Tim: “Voor deze festivaleditie gaat het bij ons om een bedrag van 240.000 euro. Een klein bedrag van 7.200 euro halen we uit ticketinkomsten. We zijn een gratis festival maar hebben ’s avonds wel een betalende voorstelling, meestal in een tent. Dit jaar proberen we ook één betalende voorstelling overdag uit. We merken dat we best een beetje marge creëren als we hetzelfde kwalitatieve programma willen blijven aanbieden. Via het Circusdecreet krijgen we de komende drie jaar 370.000 euro of jaarlijks 123.500 euro. Stad Brugge geeft ons jaarlijks een toelage van 86.500 euro. De bar en de foodtrucks halen een omzet van rond de 38.000 euro. Pas op, dat is geen pure winst, daar moeten nog allerhande kosten van afgetrokken worden.”

Hoe zit het met de uitgaven? Kun je de belangrijkste kosten van het festival opsommen?

Dré: “Het artistieke budget was 135.000 euro, een dikke dertig procent van het totaalbudget. Ik probeer dit bedrag altijd zo hoog mogelijk te houden, want hier draait het uiteindelijk om. Mijn ambitie is om dat op veertig procent af te ronden, wat me al heel lang niet meer lukt. Van lonen tot huurmaterialen, alle kosten stegen aanzienlijk de laatste jaren, maar de inkomsten stegen niet evenredig mee. Ik zet dan liever iets minder in en betaal iedereen correct. De kosten voor de techniek bedragen 80.000 euro. Dat gaat over licht, geluid, rollend materiaal, maar evengoed tribunes, vloeren, generatoren, noem maar op. De productiekost bedraagt 50.000 euro. Dit omvat transport, backstage, units, sanitair, security, de tenten. Met het vele volk dat hier voor en achter de schermen rondloopt, scheelt de catering ook een behoorlijke slok op de borrel met een bedrag van 45.000 euro. Hotelkost is voor festival én conventie samen 30.000 euro. Communicatiekosten lopen op tot 40.000 euro. Dan hebben we de tijdelijke contracten, dat gaat naar de 70.000 euro. De loonkost van de Kunstenlab medewerkers nemen we niet op in het festivalbudget, dat komt op de begroting van Kunstenlab.”

Peter: “In ons festivalbudget houden we ook geen rekening met onze loonkost. Brugge Plus is een stedelijke vzw. Wij krijgen van de stad middelen om ons team te betalen.”

Tim: “Ons artistieke budget is 125.000 euro. Daarin zitten de vergoedingen voor de artiesten, de auteursrechten, de reis- en verblijfskosten, de randanimatie. De communicatiecampagne is op 17.000 euro begroot, de materiaalkosten op 24.000 euro, freelancers op 15.000 euro, vrijwilligers op 7.000 euro, publiekswerking op 18.000 euro en wat wij de ‘uitbating’ noemen op 24.000 euro. Daaronder valt de veiligheid, de bewaking, de keuring, de aankoop van drank en eten, de inrichting van de bar en het eetgedeelte, onthaal, catering medewerkers, … We proberen de kosten te drukken door zo veel als mogelijk DIY te organiseren. Zo leggen we onze eigen podiumvloeren, is onze backstagecatering door een trots team van vrijwilligers bereid, leggen we onze artiesten te slapen in een internaat, …”

Gelukkig is het ene festival het andere niet. Als festival heb je een bepaald profiel of karakter. Op welke manier hebben die keuzes impact op het budget?

Dré: “De keuze voor een locatiefestival met een tentendorp heeft een gigantische budgettaire impact. Eigenlijk bouw je op een plek waar niets is een heel cultureel centrum op voor een paar dagen. Je begint met water, stroom en generatoren aan te slepen. Soms brengt het gezelschap zijn eigen tent mee, maar vaak ook niet. Een tent huren kost snel een 10.000 euro of meer. Daar moet licht, geluid, een podium, vloer, tribune, verwarming in komen. Verder spreken we over generatoren, toiletten, een backstage, een opslagcontainer. We hebben een plek nodig om te schuilen, te eten, een koffie te drinken. Dan heb je het nog niet over de scenografie van het festival, een plek voor het publiek om te eten, een gezellige sfeer, de openluchtvoorstellingen, … Het verschil in kost met voorstellingen die receptief in een zaal worden gebracht, waar je kunt terugvallen op een vaste infrastructuur en ploeg, is enorm. We vinden het juist heel belangrijk om die publieke ruimte in te trekken. Zeggen van ‘kijk, dit is van ons en we willen hier ontmoeting creëren, iets moois aanbieden en mensen laten genieten’. We willen ook absoluut de tentcircussen ondersteunen en een plaats bieden. Ik denk dat tentvoorstellingen toch een heel andere ervaring geven dan theatervoorstellingen. Niet beter of slechter, gewoon anders. Ik merk dat ook bij het publiek. Het is die nabijheid, dat nomadische, heel die sfeer die daar rondhangt, vermoed ik.”

Els: “Inclusie als aandachtspunt binnen ons festival heeft zeker impact op ons budget. Dit jaar en de komende twee jaar spenderen we telkens 18.000 euro aan een opleiding tot circusartiest voor mensen met een beperking. Dat geld geef je aan een traject zonder garantie op een directe return voor het festival, zoals een voorstelling. Natuurlijk hopen we dat er ooit een voorstelling uit groeit. Maar die zullen we dan vergoeden. Dus eigenlijk investeren wij als festival een serieus bedrag in die inclusiewerking. Nu, het Circusdecreet geeft ons hiervoor wel subsidies. Daardoor hebben we voor de opzet van dit traject niet hoeven inleveren op ons programmatiebudget.”

Onderhandel je soms met gezelschappen over prijzen?

Dré: “Dat doe ik zo weinig mogelijk. Alleen als het een jong of beginnend gezelschap is en de prijs de spuigaten uitloopt, probeer ik wel te achterhalen waar het ’m in zit. Zo probeer ik hen erin bij te staan en samen te kijken hoe ze hun prijs hebben bepaald. Want als ik vind dat het duur is, zal ik wellicht niet de enige zijn. Maar echt onderhandelen over de gage zelf zal ik niet doen. Ik ga dan eerder kijken, zeker bij de grote gezelschappen, waar die extra kosten zitten. Dan vraag ik soms: ‘Moet die transportkost zo hoog zijn? Moeten er echt drie productieverantwoordelijken én nog iemand van de verkoop bij zijn?’ Wij moeten die ook betalen, te eten geven en te slapen leggen.”

Tim: “Wij kunnen als festival met voornamelijk gratis voorstellingen weinig rekenen op ticketinkomsten. Bepaalde gages zijn hier niet altijd op afgestemd. Doordat ons festival drie dagen duurt, kunnen we hen wel een mooi aanbod doen. Dus ik vraag hen meestal om een prijsvoorstel voor de drie dagen te maken. Als ik merk dat ze niet willen meegaan in deze redenering dan is het afwegen in hoeverre je de voorstelling echt in je programma wil hebben. Eindeloos heen en weer mailen over prijzen is iets wat ik niet meer doe.”

Het wordt er niet makkelijker op om een circusfestival te organiseren. Er moet steeds meer met hetzelfde of minder. Je festival moet toegankelijk, betaalbaar, inclusief, duurzaam, bovenlokaal, fair pay, veilig, … zijn. Om nog maar te zwijgen over de steeds groter wordende berg vergunningen en veiligheidsvoorschriften. Is het eigenlijk nog wel leuk om een circusfestival te organiseren?

Dré: “Het is enorm veel werk. Maar het is ook zo mooi als die puzzel in elkaar valt. Als iedereen die extra mile loopt, van artiest tot crew, om het festival tot een mooi einde te brengen… Ik word zelf ook nog vaak emotioneel bij een voorstelling. Echt wel, hè. Dan denk ik: ‘Het is heel fijn om te doen.’ We zijn niet meer de cowboys van vroeger, gelukkig maar. Toch zijn we in zekere zin nog altijd een bende vrijbuiters, die uiteindelijk even de koppen bij elkaar steken en zeggen: ‘Kom, we gaan ervoor, we gaan dat doen, het is de moeite, het is nodig, we gaan mensen een fijne tijd aanbieden.’”

Els: “Ze vragen me soms tijdens het festival: ben je niet moe? Ja, lichamelijk ben ik moe. Maar ik krijg hier wel heel veel energie van. We hebben een warm publiek dat het allemaal in hun armen sluit, of het nu experimenteel is, iemand met een beperking of spektakel, ze gaan er allemaal in mee. Dat is fijn. Of je ziet vijftig jonge circusartiesten, Palestijnen en Belgen, samen op het podium staan met een statement voor de wereldvrede… Dan denk je: ‘Yes! Laat maar komen!’”

Bekijk de aftermovies:

• MAD, 11-14 april 2024
• Mad Convention
• Cirque Plus, 26-28 juli 2024

Auteur: Gwendolien Sabbe
Dit artikel verscheen in Circusmagazine #80 (september 2024)