Privacybeleid Vlaams Centrum voor Circuskunsten vzw

Dit privacybeleid legt uit hoe het Vlaams Centrum voor Circuskunsten vzw (hierna ‘Circuscentrum’ genoemd) omgaat met de persoonsgegevens van zijn klanten, gebruikers (natuurlijke personen) en alle andere natuurlijke personen die met Circuscentrum in contact staan. Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

Circuscentrum hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Circuscentrum behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Circuscentrum evident de wet na, d.w.z. vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming of de ‘GDPR’) of enig ander wetgevingsbesluit dat deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Verantwoordelijke voor verwerking

Circuscentrum (Dok Noord 4F 001, 9000 Gent (België), ondernemingsnr. 0475.485.684, info@circuscentrum.be, tel. +32 (0)9 233 85 89) is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

Circuscentrum is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen over de verwerking van uw persoonsgegevens. Circuscentrum bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

Circuscentrum kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Circuscentrum en volgens de instructies van Circuscentrum te verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Circuscentrum’ genoemd).

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden door Circuscentrum verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

– ledenadministratie en dienstverlening aan circusateliers
– dienstverlening aan circusartiesten en -gezelschappen
– deelname aan (al dan niet betalende) activiteiten van Circuscentrum (bv. vormingsinitiatieven, masterclasses, infosessies, overlegmomenten)
– contractuele en freelance samenwerking in kader van onze activiteiten
– versturen van uitnodigingen betreffende eigen activiteiten
– versturen van digitale nieuwsbrieven betreffende eigen activiteiten en activiteiten uit het circusveld
– het driemaandelijkse tijdschrift CircusMagazine
– het voeren van (al dan niet statistisch) onderzoek en studies m.b.t. het Vlaamse circusveld
– het bekomen van subsidiëring door de overheid

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

– Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
– Extra contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
– Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer, Rijksregisternummer
– Persoonlijke specificaties: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
– Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
– Opleiding en vorming
– Aanwezigheid
– Beeldmateriaal

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van aangesloten circusateliers en organisaties (m.b.t. het verzenden van CircusMagazine).

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Circuscentrum verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of uw politieke opvattingen, uw religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, uw gezondheids- of levensgegevens of gegevens over uw seksuele geaardheid, of genetische of biometrische gegevens.

Al dan niet verstrekken van gegevens door uzelf

Bovenvermelde gegevens moeten, indien van toepassing, door u verstrekt worden om lid/abonnee te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van Circuscentrum.

Indien u deelneemt aan een activiteit georganiseerd door Circuscentrum, kunnen beelden genomen worden die in de communicatiekanalen van Circuscentrum kunnen verschijnen. Indien u vindt dat uw afbeelding zonder uw toestemming door Circuscentrum wordt gebruikt, kan u ons dat melden via een simpele mail naar info@circuscentrum.be. Wij zullen dan deze afbeelding zo mogelijk alsnog verwijderen.

Voor onze digitale nieuwsbrief gebruiken we de diensten van MailChimp. Door u als abonnee aan te melden voor deze nieuwsbrief, erkent u dat de door u verstrekte gegevens worden overgedragen aan MailChimp voor verwerking in overeenstemming met het Privacybeleid en de Voorwaarden van MailChimp.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden (verwerkers/ontvangers)

Circuscentrum behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van zijn opdracht. Circuscentrum kan uw gegevens toezenden aan organisaties waar zij rechtstreeks of onrechtstreeks mee verbonden is.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maakt Circuscentrum gebruik van een externe dienstverlener voor:
– het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting)
– het verzorgen van de IT-infrastructuur
– het uitbetalen van lonen (sociaal secretariaat)
– het verzekeren van onze deelnemers en vrijwilligers
– het verzenden van de digitale nieuwsbrief (MailChimp)
– het grafisch opmaken van CircusMagazine
– het versturen van CircusMagazine (drukkerij Graphius, Oostakker)
– het opvolgen en controleren van onze financiën (boekhoudkantoor, revisor)

Circuscentrum kan uw persoonsgegevens delen met de volgende externe partijen als ontvanger:
– Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze koepel (circusateliers, circusgezelschappen, circusfestivals)
– Partners waarmee Circuscentrum in samenwerking activiteiten organiseert (bv. Kunstencentrum Vooruit, Ecole Supérieure des Arts du Cirque, Dommelhof/Theater op de Markt, Cirkus in Beweging, Mooss vzw, …)
– Externe opleiders/trainers/artiesten van vormingsactiviteiten georganiseerd door Circuscentrum
– Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken
– Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Circuscentrum kan persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Circuscentrum zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Circuscentrum, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, zijnde 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Circuscentrum.

Buiten deze periode worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Circuscentrum hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder zijn controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Circuscentrum neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het bijzonder zijn alle personen die namens Circuscentrum van uw gegevens kennis kunnen nemen, geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn ze zich bewust van het vertrouwelijke karakter ervan. Circuscentrum hanteert een wachtwoordbeleid op zijn CRM- en databanksystemen en maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Circuscentrum toch gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Circuscentrum onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate maatregelen. Indien nodig zal Circuscentrum u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Wat zijn uw rechten?

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht zich te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Indien u deelneemt aan een activiteit georganiseerd door Circuscentrum, kunnen beelden genomen worden die in de communicatiekanalen van Circuscentrum kunnen verschijnen. Indien u vindt dat uw afbeelding zonder uw toestemming door Circuscentrum wordt gebruikt, kan u ons dat melden via een simpele mail naar info@circuscentrum.be. Wij zullen dan deze afbeelding zo mogelijk alsnog verwijderen.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – commission@privacycommission.be.

Deze privacyverklaring werd gepubliceerd op 24 mei 2018.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.